WEBVTT 1 00:00:04.500 --> 00:00:10.297 Im September standen in meiner BWA vierzehntausend Euro sonstige Kosten. 2 00:00:10.297 --> 00:00:13.034 Sonst sind es um die sechstausend. 3 00:00:13.284 --> 00:00:16.136 Das sind achttausend Euro mehr in einem Monat. 4 00:00:16.136 --> 00:00:21.715 Beim Beispielbetrieb mit fünfzehntausend Euro Gewinn im Monat ist das mehr als die Hälfte. 5 00:00:21.965 --> 00:00:25.416 Die Kanzlei sagt, das steht alles in der Summen- und Saldenliste. 6 00:00:25.416 --> 00:00:27.168 Die habe ich noch nie aufgemacht. 7 00:00:27.418 --> 00:00:29.138 Dann machen wir das heute. 8 00:00:29.138 --> 00:00:35.424 Danach wissen Sie, wie Sie jede auffällige BWA-Zeile bis zur einzelnen Buchung zurückverfolgen. 9 00:00:35.674 --> 00:00:37.043 Was ist diese Liste überhaupt? 10 00:00:37.293 --> 00:00:40.620 Eine Aufstellung aller Konten, auf die gebucht wurde. 11 00:00:40.620 --> 00:00:45.390 Jedes Konto steht in einer Zeile, mit Nummer und Namen aus dem Kontenrahmen. 12 00:00:45.640 --> 00:00:47.077 Und was steht in den Spalten? 13 00:00:47.327 --> 00:00:55.897 Links der Anfangsbestand zum Jahresbeginn, dann Zugänge und Abgänge im Monat, dann dasselbe aufgelaufen seit Januar. 14 00:00:55.897 --> 00:00:59.960 Ganz rechts steht der Saldo, also der Stand des Kontos. 15 00:01:00.210 --> 00:01:01.739 Anfangsbestand bei Kosten? 16 00:01:01.739 --> 00:01:04.032 Die fangen doch jedes Jahr bei null an. 17 00:01:04.282 --> 00:01:04.746 Stimmt. 18 00:01:04.746 --> 00:01:14.349 Einen Anfangsbestand haben nur Bestandskonten wie Bank, Kasse, Maschinen, Forderungen und Schulden, die Kosten- und Erlöskonten starten bei null. 19 00:01:14.599 --> 00:01:18.566 Neben dem Saldo steht in meiner Liste noch Soll oder Haben. 20 00:01:18.566 --> 00:01:19.709 Was sagt mir das? 21 00:01:19.959 --> 00:01:22.056 Auf welcher Seite der Saldo steht. 22 00:01:22.056 --> 00:01:27.485 Bei Kostenkonten ist Soll normal, Haben heißt, dass Gutschriften die Kosten übersteigen. 23 00:01:27.735 --> 00:01:29.040 Und ist das dann ein Fehler? 24 00:01:29.290 --> 00:01:31.396 Nicht immer, aber eine Frage wert. 25 00:01:31.396 --> 00:01:36.042 Etwa wenn eine Gutschrift für Material auf dem falschen Konto gelandet ist. 26 00:01:36.292 --> 00:01:39.006 Und wie hängt das mit meiner BWA zusammen? 27 00:01:39.256 --> 00:01:43.420 Die BWA fasst die Kosten- und Erlöskonten zu Zeilen zusammen. 28 00:01:43.420 --> 00:01:46.628 Hinter jeder Zeile stecken also mehrere Konten. 29 00:01:46.878 --> 00:01:47.870 Wie viele sind das? 30 00:01:48.120 --> 00:01:55.433 In einer DATEV-Musterauswertung für Bau und Handwerk stehen unter den sonstigen Kosten achtzehn Konten. 31 00:01:55.433 --> 00:02:03.242 Darunter Telefon, Porto, Bürobedarf, Fortbildung, Rechtsberatung, Buchführung sowie Werkzeuge und Kleingeräte. 32 00:02:03.492 --> 00:02:06.567 Und woher weiß ich, welches Konto in welcher Zeile landet? 33 00:02:06.817 --> 00:02:09.739 Dafür gibt es den Wertenachweis zur BWA. 34 00:02:09.739 --> 00:02:16.460 Er zeigt unter jeder BWA-Zeile die Konten mit ihren Beträgen, für den Monat und seit Januar. 35 00:02:16.710 --> 00:02:19.734 Wozu brauche ich dann noch die Summen- und Saldenliste? 36 00:02:19.984 --> 00:02:24.568 Sie zeigt auch die Bestandskonten, die in der BWA gar nicht vorkommen. 37 00:02:24.568 --> 00:02:29.152 Also Bank, Forderungen, Schulden bei Lieferanten und die Steuerkonten. 38 00:02:29.402 --> 00:02:30.370 Wo fangen wir an? 39 00:02:30.620 --> 00:02:32.393 Bei drei typischen Fällen. 40 00:02:32.393 --> 00:02:40.712 Ein Sprung in einer Zeile, Konten außerhalb der BWA, die nicht stimmen, und Monate, in denen etwas fehlt oder doppelt ist. 41 00:02:41.312 --> 00:02:42.725 Also meine vierzehntausend. 42 00:02:42.725 --> 00:02:45.186 Ich hätte jetzt einfach alle Ausgaben gestoppt. 43 00:02:45.436 --> 00:02:49.397 Das ist ein typischer Reflex, und er trifft oft das Falsche. 44 00:02:49.397 --> 00:02:52.567 Zuerst suchen Sie das Konto, das gesprungen ist. 45 00:02:52.817 --> 00:02:53.769 Wie finde ich das? 46 00:02:54.019 --> 00:03:00.158 Im Wertenachweis lesen Sie unter den sonstigen Kosten die Monatsspalte von oben nach unten. 47 00:03:00.158 --> 00:03:03.127 Bei achtzehn Konten dauert das zwei Minuten. 48 00:03:03.377 --> 00:03:04.874 Und was finden wir im Beispiel? 49 00:03:05.124 --> 00:03:05.969 Zwei Konten. 50 00:03:05.969 --> 00:03:13.927 Fortbildungskosten mit dreitausendachthundert Euro und Werkzeuge und Kleingeräte mit viertausendzweihundert Euro. 51 00:03:14.177 --> 00:03:16.185 Zusammen achttausend. 52 00:03:16.185 --> 00:03:17.046 Und dann? 53 00:03:17.296 --> 00:03:21.622 Dann lassen Sie sich die Einzelbuchungen dieser zwei Konten geben. 54 00:03:21.622 --> 00:03:26.996 Jede Buchung hat ein Datum, einen Betrag, einen Buchungstext und eine Belegnummer. 55 00:03:27.246 --> 00:03:28.769 Die Fortbildung kenne ich. 56 00:03:28.769 --> 00:03:31.346 Zwei Gesellen machen gerade den Meisterkurs. 57 00:03:31.596 --> 00:03:33.997 Dann ist der Betrag echt und einmalig. 58 00:03:33.997 --> 00:03:41.327 Legen Sie noch die Spalte seit Januar neben das Vorjahr, dann sehen Sie, ob das Jahr insgesamt aus dem Rahmen fällt. 59 00:03:41.577 --> 00:03:44.255 Und die viertausendzweihundert für Werkzeug? 60 00:03:44.255 --> 00:03:46.385 So viel Kleinkram kaufen wir nicht. 61 00:03:46.635 --> 00:03:50.291 Im Beispiel ist es eine Rüttelplatte, also ein einziges Gerät. 62 00:03:50.291 --> 00:03:52.414 Das gehört gar nicht in diese Zeile. 63 00:03:52.664 --> 00:03:53.462 Warum nicht? 64 00:03:53.462 --> 00:03:54.857 Es ist doch Werkzeug. 65 00:03:55.107 --> 00:03:57.163 Wegen einer Grenze im Steuerrecht. 66 00:03:57.163 --> 00:04:05.929 Nach Paragraf sechs Einkommensteuergesetz darf ein Gerät nur dann sofort voll als Kosten zählen, wenn es höchstens achthundert Euro netto kostet. 67 00:04:06.179 --> 00:04:07.327 Und was passiert darüber? 68 00:04:07.577 --> 00:04:13.709 Darüber wird es in der Regel als Anlage gebucht und über die Jahre der Nutzung abgeschrieben. 69 00:04:13.709 --> 00:04:17.994 In der BWA erscheint dann jeden Monat nur ein kleiner Teil davon. 70 00:04:18.244 --> 00:04:20.641 Dann war mein September also gar nicht so schlecht? 71 00:04:20.891 --> 00:04:27.378 Ohne die Rüttelplatte liegen die sonstigen Kosten bei neuntausendachthundert Euro statt vierzehntausend. 72 00:04:27.378 --> 00:04:29.810 Dazu kommt nur die kleine Abschreibung. 73 00:04:30.060 --> 00:04:31.654 Und wer korrigiert das? 74 00:04:31.654 --> 00:04:32.693 Ich doch nicht. 75 00:04:32.943 --> 00:04:35.382 Die Kanzlei, mit einer Umbuchung. 76 00:04:35.382 --> 00:04:40.335 Ihr Teil ist die Frage, und zwar mit Konto, Betrag und Belegnummer. 77 00:04:40.585 --> 00:04:43.233 Muss ich mir jetzt jeden Monat alle Konten anschauen? 78 00:04:43.483 --> 00:04:43.868 Nein. 79 00:04:43.868 --> 00:04:51.268 Nur die BWA-Zeilen, die um mehr als zehn Prozent vom Vormonat oder vom Vorjahresmonat abweichen. 80 00:04:51.518 --> 00:04:54.064 Und wenn ich in den Einzelbuchungen nichts verstehe? 81 00:04:54.314 --> 00:04:56.679 Dann fehlt oft ein klarer Buchungstext. 82 00:04:56.679 --> 00:05:02.441 Bitten Sie die Kanzlei, bei Beträgen über tausend Euro den Gegenstand in den Text zu schreiben. 83 00:05:02.691 --> 00:05:05.311 Und wofür war jetzt die Summen- und Saldenliste gut? 84 00:05:05.561 --> 00:05:08.222 Für die Kosten reicht der Wertenachweis. 85 00:05:08.222 --> 00:05:12.611 Für alles, was in der BWA gar nicht steht, brauchen Sie die Liste. 86 00:05:13.211 --> 00:05:14.689 Was steht denn nicht in der BWA? 87 00:05:14.939 --> 00:05:17.338 Alles, was weder Kosten noch Erlös ist. 88 00:05:17.338 --> 00:05:23.799 Geld auf der Bank, Rechnungen, die Kunden noch zahlen müssen, und Rechnungen, die Sie noch zahlen müssen. 89 00:05:24.049 --> 00:05:26.624 Meinen Bankstand sehe ich doch auf dem Kontoauszug. 90 00:05:26.874 --> 00:05:28.350 Ihren Kontoauszug ja. 91 00:05:28.350 --> 00:05:33.832 Ob die Buchhaltung denselben Stand hat, zeigt nur die Summen- und Saldenliste. 92 00:05:34.082 --> 00:05:35.114 Wie prüfe ich das? 93 00:05:35.364 --> 00:05:44.583 Erster Abgleich: Der Saldo des Bankkontos in der Liste muss zum Monatsende genau dem Kontoauszug entsprechen. 94 00:05:44.583 --> 00:05:46.444 Und zwar auf den Cent. 95 00:05:46.694 --> 00:05:47.488 Und wenn nicht? 96 00:05:47.738 --> 00:05:51.108 Dann fehlen Buchungen, oder es sind falsche dabei. 97 00:05:51.108 --> 00:05:59.465 Nehmen wir an, die Liste zeigt einundvierzigtausendsechshundertfünfzig Euro und der Auszug achtunddreißigtausendneunhundert. 98 00:05:59.715 --> 00:06:04.272 Das sind zweitausendsiebenhundertfünfzig Euro Unterschied. 99 00:06:04.272 --> 00:06:05.215 Wo sind die? 100 00:06:05.465 --> 00:06:11.248 Im Beispiel ist es die Abrechnung der Tankkarten, abgebucht, aber noch nicht gebucht. 101 00:06:11.248 --> 00:06:14.174 Diese Kosten fehlen also auch in Ihrer BWA. 102 00:06:14.424 --> 00:06:16.298 Dann war der Monat in Wahrheit schlechter. 103 00:06:16.548 --> 00:06:21.665 Um diesen Betrag ohne Umsatzsteuer, denn die holen Sie als Vorsteuer zurück. 104 00:06:21.665 --> 00:06:26.243 Deshalb lohnt der Abgleich, bevor Sie mit der BWA etwas entscheiden. 105 00:06:26.493 --> 00:06:27.648 Und der zweite Abgleich? 106 00:06:27.898 --> 00:06:33.753 Das Konto Geldtransit, im Kontenrahmen SKR04 die Nummer vierzehnhundertsechzig. 107 00:06:33.753 --> 00:06:37.978 Darüber laufen Umbuchungen zwischen Ihren eigenen Konten. 108 00:06:38.228 --> 00:06:40.655 Wozu braucht man dafür ein eigenes Konto? 109 00:06:40.905 --> 00:06:46.445 Das Geld verlässt das eine Konto und kommt nicht immer am selben Tag auf dem anderen an. 110 00:06:46.445 --> 00:06:50.286 Sind beide Seiten gebucht, steht Geldtransit wieder auf null. 111 00:06:50.536 --> 00:06:52.468 Und wenn da zwölftausend Euro stehen? 112 00:06:52.718 --> 00:06:54.718 Dann ist nur eine Seite gebucht. 113 00:06:54.718 --> 00:06:59.466 Etwa die Überweisung vom Tagesgeld aufs Girokonto, deren Eingang noch fehlt. 114 00:06:59.716 --> 00:07:00.956 Ist das schlimm? 115 00:07:00.956 --> 00:07:02.427 Das Geld ist ja da. 116 00:07:02.677 --> 00:07:05.647 Für den Gewinn nicht, für den Überblick schon. 117 00:07:05.647 --> 00:07:11.910 Ein falscher Bankstand in der Buchhaltung macht jeden Liquiditätsplan falsch, der darauf aufbaut. 118 00:07:12.160 --> 00:07:13.716 Und der dritte Abgleich? 119 00:07:13.966 --> 00:07:18.157 Die Forderungen, also Rechnungen, die Kunden noch nicht bezahlt haben. 120 00:07:18.157 --> 00:07:23.006 Ihre Summe in der Liste vergleichen Sie mit der Liste der offenen Posten im Büro. 121 00:07:23.256 --> 00:07:25.283 Warum sollten die voneinander abweichen? 122 00:07:25.533 --> 00:07:29.158 Etwa weil eine Zahlung keiner Rechnung zugeordnet wurde. 123 00:07:29.158 --> 00:07:35.115 Oder weil eine Rechnung, die nie bezahlt wird, bis zum Ausbuchen weiter als Forderung zählt. 124 00:07:35.365 --> 00:07:41.359 Ein Bauträger schuldet mir seit einem Jahr siebentausendfünfhundert Euro. 125 00:07:41.359 --> 00:07:42.591 Der ist pleite. 126 00:07:42.841 --> 00:07:46.875 Dann steht der Betrag wahrscheinlich noch als Forderung in der Liste. 127 00:07:46.875 --> 00:07:51.846 Bis die Kanzlei ihn ausbucht, ist Ihr Gewinn um den Betrag ohne Umsatzsteuer zu hoch. 128 00:07:52.096 --> 00:07:54.171 Und die Rechnungen meiner Lieferanten? 129 00:07:54.421 --> 00:07:59.161 Die prüfen Sie genauso, gegen die Liste der offenen Eingangsrechnungen. 130 00:07:59.161 --> 00:08:02.299 Für den Anfang reichen aber die drei Abgleiche. 131 00:08:02.549 --> 00:08:04.233 Wer macht diese drei Abgleiche? 132 00:08:04.233 --> 00:08:06.135 Ich habe keinen Buchhalter im Haus. 133 00:08:06.385 --> 00:08:10.124 Das Büro, mit der Liste und den Auszügen zum Monatsende. 134 00:08:10.124 --> 00:08:15.798 Mit etwas Übung sind das fünfzehn Minuten, die Fragen gehen gesammelt an die Kanzlei. 135 00:08:16.048 --> 00:08:17.926 Prüft die Kanzlei das nicht sowieso? 136 00:08:18.176 --> 00:08:20.308 Spätestens zum Jahresabschluss. 137 00:08:20.308 --> 00:08:26.360 Ihre BWA bekommen Sie aber jeden Monat, und bis dahin entscheiden Sie mit diesen Zahlen. 138 00:08:26.960 --> 00:08:28.684 Bleibt der dritte Fall. 139 00:08:28.684 --> 00:08:31.533 Was heißt, in einem Monat fehlt etwas? 140 00:08:31.783 --> 00:08:37.812 Im Beispiel steht die Miete im August bei null und im September bei sechstausendachthundert Euro. 141 00:08:37.812 --> 00:08:41.230 Die Zahlung für August wurde erst im September gebucht. 142 00:08:41.480 --> 00:08:42.949 Aufs Jahr gesehen ist das doch egal. 143 00:08:43.199 --> 00:08:44.131 Fürs Jahr ja. 144 00:08:44.131 --> 00:08:51.375 Aber Ihr August sah dreitausendvierhundert Euro besser aus und Ihr September genauso viel schlechter. 145 00:08:51.625 --> 00:08:53.707 Das hätte ich in der BWA nie gesehen. 146 00:08:53.957 --> 00:08:55.337 Darum die Monatsspalte. 147 00:08:55.337 --> 00:09:01.399 Bei Kosten, die jeden Monat gleich sind, sehen Sie dort sofort eine Null oder einen doppelten Betrag. 148 00:09:01.649 --> 00:09:03.118 Welche Kosten meinen Sie damit? 149 00:09:03.368 --> 00:09:07.784 Miete, Leasing, Löhne, monatliche Versicherungen und Abschreibungen. 150 00:09:07.784 --> 00:09:13.175 Schreiben Sie für jedes dieser Konten den Betrag auf, den Sie jeden Monat erwarten. 151 00:09:13.425 --> 00:09:15.628 Also eine Liste mit festen Beträgen. 152 00:09:15.878 --> 00:09:17.933 Genau, mit etwa zehn Zeilen. 153 00:09:17.933 --> 00:09:24.464 Jeden Monat legen Sie die Monatsspalte daneben und markieren, was fehlt oder doppelt ist. 154 00:09:24.714 --> 00:09:26.655 Warum nennen Sie die Abschreibungen extra? 155 00:09:26.905 --> 00:09:29.834 Weil nicht jede Kanzlei sie monatlich bucht. 156 00:09:29.834 --> 00:09:34.826 Dann fehlen sie elf Monate lang, und zum Jahresende kommt alles auf einmal. 157 00:09:35.076 --> 00:09:35.988 Wie viel macht das aus? 158 00:09:36.238 --> 00:09:41.681 Bei zwölftausend Euro Abschreibung im Jahr ist jeder Monat um tausend Euro zu gut. 159 00:09:41.681 --> 00:09:46.460 Zum Jahresende sinkt das Ergebnis dann auf einen Schlag um zwölftausend. 160 00:09:46.710 --> 00:09:49.450 Kann ich verlangen, dass sie monatlich gebucht werden? 161 00:09:49.700 --> 00:09:51.932 Fragen Sie die Kanzlei danach. 162 00:09:51.932 --> 00:10:00.266 Dass es geht, zeigt die DATEV-Musterauswertung: Dort steht im Dezember etwa ein Zwölftel der Jahresabschreibung. 163 00:10:00.516 --> 00:10:03.165 Und warum wird die Miete überhaupt zu spät gebucht? 164 00:10:03.415 --> 00:10:06.461 Weil die Kanzlei nur buchen kann, was sie hat. 165 00:10:06.461 --> 00:10:14.870 Nach Paragraf zweihundertneununddreißig Handelsgesetzbuch müssen Buchungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. 166 00:10:15.120 --> 00:10:17.336 Was heißt zeitgerecht für meinen Betrieb? 167 00:10:17.586 --> 00:10:25.667 Für die Kasse sagt es die Abgabenordnung genau: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. 168 00:10:25.667 --> 00:10:29.226 Für den Rest gibt die Umsatzsteuer den Takt vor. 169 00:10:29.476 --> 00:10:30.761 Wieso die Umsatzsteuer? 170 00:10:31.011 --> 00:10:36.486 Monatszahler müssen die Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Monatsende übermitteln. 171 00:10:36.486 --> 00:10:40.093 Mit Dauerfristverlängerung haben sie einen Monat länger. 172 00:10:40.343 --> 00:10:43.032 Und was hat das mit meiner BWA zu tun? 173 00:10:43.282 --> 00:10:46.662 Die Kanzlei bucht den Monat für diese Meldung. 174 00:10:46.662 --> 00:10:52.981 Belege, die danach kommen, fehlen in dieser BWA und landen oft erst im nächsten Monat. 175 00:10:53.231 --> 00:10:54.978 Also müssen die Belege früher raus. 176 00:10:55.228 --> 00:11:01.454 Ja, alle Rechnungen und Auszüge eines Monats bis zum fünften Arbeitstag an die Kanzlei. 177 00:11:01.454 --> 00:11:04.316 Dafür ist das Büro zuständig, nicht Sie. 178 00:11:04.566 --> 00:11:08.405 Und was mache ich, wenn trotzdem eine Null in der Monatsspalte steht? 179 00:11:08.655 --> 00:11:12.017 Dann fragen Sie, ob der Beleg fehlt oder die Zahlung. 180 00:11:12.017 --> 00:11:17.155 Fehlt die Zahlung, haben Sie ein Problem auf dem Konto, nicht in der Buchhaltung. 181 00:11:17.755 --> 00:11:19.773 Was mache ich ab dem nächsten Monat anders? 182 00:11:20.023 --> 00:11:27.428 Erstens: Bei jeder BWA-Zeile mit mehr als zehn Prozent Abweichung öffnen Sie den Wertenachweis. 183 00:11:27.428 --> 00:11:32.417 Konto finden, Einzelbuchungen holen, mit Belegnummer nachfragen. 184 00:11:32.667 --> 00:11:33.317 Zweitens? 185 00:11:33.567 --> 00:11:42.384 Drei Abgleiche zum Monatsende: Bankkonto gegen Kontoauszug, Geldtransit auf null, Forderungen gegen die offenen Posten. 186 00:11:42.634 --> 00:11:43.764 Und drittens? 187 00:11:44.014 --> 00:11:49.301 Eine Liste der festen Monatsbeträge, gegen die das Büro jede Monatsspalte hält. 188 00:11:49.301 --> 00:11:54.319 Und klären Sie mit der Kanzlei, ob Abschreibungen monatlich gebucht werden. 189 00:11:54.569 --> 00:11:55.960 Woran merke ich, dass es wirkt? 190 00:11:56.210 --> 00:11:59.028 Ihre BWA springt seltener ohne Grund. 191 00:11:59.028 --> 00:12:04.741 Und auf jede Frage zu einer Zeile gibt es eine Antwort mit Konto und Beleg. 192 00:12:04.991 --> 00:12:15.513 Dieser Podcast kommt von Yupana, einer Software für den Mittelstand, die Kontobewegungen, Verträge, Software-Lizenzen und die BWA in einer Ansicht zusammenführt.