WEBVTT 1 00:00:04.500 --> 00:00:07.391 Jeden Monat schickt mir das Steuerbüro eine BWA. 2 00:00:07.391 --> 00:00:10.885 Ich hefte sie ab und schaue höchstens auf die letzte Zahl. 3 00:00:11.135 --> 00:00:12.837 Damit sind Sie nicht allein. 4 00:00:12.837 --> 00:00:18.916 Heute zeige ich Ihnen fünf Zeilen, mit denen Sie in zehn Minuten wissen, wie Ihr Monat wirklich war. 5 00:00:19.166 --> 00:00:25.166 Kurz vorweg: Alles, was wir heute sagen, hat die Redaktion von Yupana recherchiert und geprüft. 6 00:00:25.416 --> 00:00:27.844 Was ist eine BWA überhaupt genau? 7 00:00:28.094 --> 00:00:31.213 BWA heißt betriebswirtschaftliche Auswertung. 8 00:00:31.213 --> 00:00:38.142 Sie entsteht aus Ihrer laufenden Buchhaltung und zeigt Erlöse, Kosten und das Ergebnis eines Monats. 9 00:00:38.392 --> 00:00:45.016 Die häufigste Form ist die kurzfristige Erfolgsrechnung, bei DATEV die Standard-BWA. 10 00:00:45.016 --> 00:00:51.087 Im Kopf steht die BWA-Form, etwa DATEV-BWA oder im Handwerk Bau und Handwerk. 11 00:00:51.337 --> 00:00:53.552 Und warum heißt das Ergebnis unten vorläufig? 12 00:00:53.802 --> 00:00:57.843 Weil Abschluss- und Abgrenzungsbuchungen noch fehlen können. 13 00:00:57.843 --> 00:01:01.346 Genau das steht als Hinweis unten auf der DATEV-BWA. 14 00:01:01.596 --> 00:01:01.912 Gut. 15 00:01:01.912 --> 00:01:03.412 Welche fünf Zeilen? 16 00:01:03.662 --> 00:01:05.650 Erstens die Gesamtleistung. 17 00:01:05.650 --> 00:01:11.317 Zweitens der Rohertrag, also Gesamtleistung minus Material- und Wareneinkauf. 18 00:01:11.567 --> 00:01:16.727 Drittens die Personalkosten, viertens die übrigen Kosten. 19 00:01:16.727 --> 00:01:19.715 Fünftens das vorläufige Ergebnis. 20 00:01:19.965 --> 00:01:22.018 Und der ganze Rest auf den Seiten danach? 21 00:01:22.268 --> 00:01:25.609 Das sind meist Wertenachweise und Zusatzauswertungen. 22 00:01:25.609 --> 00:01:29.264 Die brauchen Sie erst, wenn eine der fünf Zeilen auffällt. 23 00:01:29.514 --> 00:01:31.296 Was gehört denn zu den übrigen Kosten? 24 00:01:31.546 --> 00:01:43.610 In der DATEV-BWA stehen dort unter anderem Raumkosten, Versicherungen und Beiträge, Fahrzeugkosten, Werbe- und Reisekosten, Abschreibungen, Reparaturen und sonstige Kosten. 25 00:01:43.860 --> 00:01:47.903 Zusammen mit den Personalkosten ergeben sie die Gesamtkosten. 26 00:01:47.903 --> 00:01:52.211 Das Material zählt dort nicht mit, das steckt schon im Rohertrag. 27 00:01:52.461 --> 00:01:54.635 Dann rechnen Sie mir das mal mit meinem Betrieb vor. 28 00:01:54.885 --> 00:01:55.753 Machen wir. 29 00:01:55.753 --> 00:02:02.307 Alle Zahlen sind ein Beispiel: ein Handwerksbetrieb mit 40 Leuten, Monat September. 30 00:02:02.557 --> 00:02:04.517 Umsatzerlöse 310.000 Euro. 31 00:02:04.517 --> 00:02:13.942 Dazu kommen 20.000 Euro Bestandsveränderung: So viel mehr steckt in halbfertigen Baustellen, die noch nicht abgerechnet sind. 32 00:02:14.192 --> 00:02:15.856 Also zählt die halbe Baustelle schon mit? 33 00:02:16.106 --> 00:02:18.646 Ja, als Korrektur zum Umsatz. 34 00:02:18.646 --> 00:02:23.287 Zusammen ergibt das die Gesamtleistung: 330.000 Euro. 35 00:02:23.537 --> 00:02:29.510 Davon gehen 115.500 Euro Material- und Wareneinkauf ab. 36 00:02:29.510 --> 00:02:33.637 Bleibt ein Rohertrag von 214.500 Euro. 37 00:02:33.887 --> 00:02:41.197 Personalkosten 165.000 Euro, alle übrigen Kosten zusammen 33.000 Euro. 38 00:02:41.197 --> 00:02:46.313 Das Betriebsergebnis liegt damit bei 16.500 Euro. 39 00:02:46.563 --> 00:02:49.729 Wie setzen sich die 33.000 Euro zusammen? 40 00:02:49.979 --> 00:02:57.498 Im Beispiel 12.000 Euro Fahrzeuge, 8.000 Euro Raum, 3.000 Euro Versicherungen und Beiträge. 41 00:02:57.498 --> 00:03:02.125 Dazu 4.000 Euro Abschreibungen und 6.000 Euro Sonstiges. 42 00:03:02.375 --> 00:03:05.980 Im Handwerk ist der Fuhrpark oft die größte Zeile darin. 43 00:03:05.980 --> 00:03:11.389 Zehn Transporter mit Leasing, Sprit und Werkstatt kommen schnell auf solche Beträge. 44 00:03:11.639 --> 00:03:16.872 Nach 1.500 Euro Zinsen bleiben 15.000 Euro vorläufiges Ergebnis. 45 00:03:16.872 --> 00:03:20.634 Steuern sind in diesem Beispiel nicht gebucht. 46 00:03:20.884 --> 00:03:22.747 15.000 Euro klingt ordentlich. 47 00:03:22.747 --> 00:03:23.430 Ist es das? 48 00:03:23.680 --> 00:03:26.310 Das sagt Ihnen die Zahl allein nicht. 49 00:03:26.310 --> 00:03:31.356 Dafür brauchen Sie zwei Werkzeuge: die Prozentspalte und den Vergleich. 50 00:03:31.606 --> 00:03:37.397 Die Spalte Prozent Gesamtleistung setzt jede Zeile ins Verhältnis zur Gesamtleistung. 51 00:03:37.397 --> 00:03:40.462 Die Gesamtleistung ist dabei hundert Prozent. 52 00:03:40.712 --> 00:03:50.737 Bei Ihnen: Material 35 Prozent, Rohertrag 65 Prozent, Personal 50 Prozent, übrige Kosten 10 Prozent. 53 00:03:50.737 --> 00:03:55.850 Das vorläufige Ergebnis liegt bei rund 4,5 Prozent. 54 00:03:56.100 --> 00:03:57.270 Und womit vergleiche ich? 55 00:03:57.520 --> 00:04:02.971 Mit dem Vormonat, mit dem gleichen Monat im Vorjahr und mit dem aufgelaufenen Jahr. 56 00:04:02.971 --> 00:04:05.991 Das zeigen wir jetzt an drei typischen Fällen. 57 00:04:06.591 --> 00:04:09.180 Der September im Vorjahr war schwächer. 58 00:04:09.180 --> 00:04:11.702 Ich hatte also doch einen guten Monat. 59 00:04:11.952 --> 00:04:13.399 Schauen wir nach. 60 00:04:13.399 --> 00:04:21.735 Im Vorjahr lag die Gesamtleistung bei 300.000 Euro, das Material bei 96.000 Euro, also 32 Prozent. 61 00:04:21.985 --> 00:04:26.928 Der Rohertrag lag bei 204.000 Euro, das sind 68 Prozent. 62 00:04:27.178 --> 00:04:32.754 Ihre Gesamtleistung ist um 30.000 Euro gestiegen, das sind zehn Prozent. 63 00:04:32.754 --> 00:04:38.176 Der Rohertrag ist aber nur um 10.500 Euro gestiegen, gut fünf Prozent. 64 00:04:38.426 --> 00:04:39.675 Wo ist der Rest geblieben? 65 00:04:39.925 --> 00:04:41.001 Im Material. 66 00:04:41.001 --> 00:04:47.641 Die Quote ist von 32 auf 35 Prozent gestiegen, also um drei Prozentpunkte. 67 00:04:47.891 --> 00:04:52.648 Drei Prozentpunkte von 330.000 Euro sind 9.900 Euro. 68 00:04:52.648 --> 00:04:57.405 So viel Rohertrag fehlt Ihnen in diesem einen Monat. 69 00:04:57.655 --> 00:05:00.868 Vielleicht habe ich im September einfach viel Kabel auf Vorrat bestellt. 70 00:05:01.118 --> 00:05:03.989 Das ist der klassische Fehler beim Lesen. 71 00:05:03.989 --> 00:05:08.472 Oben im Kopf der BWA steht, wie Ihr Wareneinsatz ermittelt wird. 72 00:05:08.722 --> 00:05:13.819 Steht dort Wareneinkauf, landet jede Lieferung sofort als Kosten im Monat. 73 00:05:13.819 --> 00:05:16.574 Egal, ob das Material schon verbaut ist. 74 00:05:16.824 --> 00:05:19.040 Dann sagt mir ein einzelner Monat also wenig. 75 00:05:19.290 --> 00:05:22.171 Genau, legen Sie drei Monate nebeneinander. 76 00:05:22.171 --> 00:05:25.654 Fällt die Quote danach wieder, war es ein Lagerkauf. 77 00:05:25.904 --> 00:05:33.172 Bei uns waren es 33 Prozent im Juli, 34 Prozent im August und 35 Prozent im September. 78 00:05:33.422 --> 00:05:36.528 Dann ist es kein Lagerkauf, sondern ein Trend. 79 00:05:36.528 --> 00:05:41.390 Meist steigen dann die Einkaufspreise schneller als Ihre Angebotspreise. 80 00:05:41.640 --> 00:05:47.964 Rechnen Sie es aufs Jahr: 9.900 Euro mal zwölf sind 118.800 Euro. 81 00:05:47.964 --> 00:05:58.957 Ihr ganzes vorläufiges Ergebnis im September waren 15.000 Euro, die fehlenden 9.900 Euro sind zwei Drittel davon. 82 00:05:59.207 --> 00:06:00.355 Was mache ich stattdessen? 83 00:06:00.605 --> 00:06:05.612 Prüfen Sie die Materialzuschläge in Ihren Angeboten gegen die aktuellen Einkaufspreise. 84 00:06:05.612 --> 00:06:10.447 Und fragen Sie die Kanzlei, ob sie den Warenverbrauch statt den Einkauf buchen kann. 85 00:06:10.697 --> 00:06:18.669 DATEV nennt dafür selbst drei Varianten: Wareneinkauf, Warenverbrauch oder Wareneinsatz in Prozent. 86 00:06:18.669 --> 00:06:22.051 Welche bei Ihnen gilt, steht oben im Kopf. 87 00:06:22.301 --> 00:06:26.542 Und die 20.000 Euro für halbfertige Baustellen, sind die sicher? 88 00:06:26.792 --> 00:06:29.229 Das ist die zweite Falle im Handwerk. 89 00:06:29.229 --> 00:06:34.564 Wenn niemand die laufenden Baustellen meldet, fehlt die Bestandsveränderung ganz. 90 00:06:34.814 --> 00:06:40.891 Dann haben Sie Material und Löhne schon in den Kosten, aber die Leistung noch nicht in der Gesamtleistung. 91 00:06:40.891 --> 00:06:43.356 Der Monat sieht schlechter aus, als er war. 92 00:06:43.606 --> 00:06:45.219 Und im Monat der Schlussrechnung? 93 00:06:45.469 --> 00:06:50.128 Dann kommt der ganze Umsatz auf einmal, und der Monat sieht zu gut aus. 94 00:06:50.128 --> 00:06:55.116 Melden Sie der Kanzlei deshalb jeden Monat den Stand der offenen Baustellen. 95 00:06:55.716 --> 00:06:58.771 Die Personalkosten sind bei uns sowieso der größte Block. 96 00:06:59.021 --> 00:07:01.736 Deshalb ist es die dritte Zeile. 97 00:07:01.736 --> 00:07:08.523 Bei Ihnen sind es 165.000 Euro im September, also 50 Prozent der Gesamtleistung. 98 00:07:08.773 --> 00:07:13.230 Bei 40 Leuten sind das im Schnitt rund 4.100 Euro je Kopf. 99 00:07:13.230 --> 00:07:18.224 Darin stecken auch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. 100 00:07:18.474 --> 00:07:19.495 Und im Vorjahr? 101 00:07:19.745 --> 00:07:23.698 Im Beispiel 138.000 Euro bei 36 Leuten. 102 00:07:23.698 --> 00:07:30.185 Das waren 46 Prozent der Gesamtleistung von damals 300.000 Euro. 103 00:07:30.435 --> 00:07:35.894 Die Personalkosten sind also um 27.000 Euro gestiegen, knapp 20 Prozent. 104 00:07:35.894 --> 00:07:38.851 Die Gesamtleistung nur um zehn Prozent. 105 00:07:39.101 --> 00:07:41.863 Gibt es eine Zahl, die ich mir dafür merken kann? 106 00:07:42.113 --> 00:07:46.978 Teilen Sie die Personalkosten durch den Rohertrag. 107 00:07:46.978 --> 00:07:53.594 Bei Ihnen sind das 165.000 durch 214.500 Euro, also rund 77 Prozent. 108 00:07:53.844 --> 00:07:59.828 Von jedem Euro Rohertrag gehen also 77 Cent an das Personal. 109 00:07:59.828 --> 00:08:05.912 Im Vorjahr waren es 138.000 durch 204.000 Euro, rund 68 Cent. 110 00:08:06.162 --> 00:08:08.757 Die vier Neuen sind ja auch erst seit dem Frühjahr da. 111 00:08:09.007 --> 00:08:10.986 Dann ist das zunächst erklärbar. 112 00:08:10.986 --> 00:08:14.760 Neue Leute bringen selten ab dem ersten Monat volle Leistung. 113 00:08:15.010 --> 00:08:19.497 Das Warnsignal ist, wenn die Quote auch nach einem halben Jahr nicht sinkt. 114 00:08:19.497 --> 00:08:23.266 Dann fehlen Aufträge oder die Stunden werden nicht abgerechnet. 115 00:08:23.516 --> 00:08:26.466 Woran erkenne ich, ob das wirklich so ist? 116 00:08:26.716 --> 00:08:32.227 Schauen Sie sich die Personalquote jeden Monat an und schreiben Sie sie auf. 117 00:08:32.227 --> 00:08:34.620 Eine Zahl, eine Zeile, ein Trend. 118 00:08:34.870 --> 00:08:37.063 Reicht dafür der Vergleich mit dem Vormonat? 119 00:08:37.313 --> 00:08:38.398 Nicht allein. 120 00:08:38.398 --> 00:08:48.252 Nehmen wir an, Ihr August hatte wegen Urlaub nur 290.000 Euro Gesamtleistung bei gleichen 165.000 Euro Personalkosten. 121 00:08:48.502 --> 00:08:52.174 Dann lag die Quote im August bei knapp 57 Prozent. 122 00:08:52.174 --> 00:08:56.728 Im September sind es 50 Prozent, das sieht nach Besserung aus. 123 00:08:56.978 --> 00:08:58.617 Es ist aber nur die Saison. 124 00:08:58.617 --> 00:09:03.473 Darum vergleichen Sie für Trends immer zusätzlich den gleichen Monat im Vorjahr. 125 00:09:03.723 --> 00:09:05.934 Im November sieht das bei uns immer furchtbar aus. 126 00:09:06.184 --> 00:09:09.557 Weil dann das Weihnachtsgeld gebucht wird. 127 00:09:09.557 --> 00:09:17.107 Nehmen wir im Beispiel 1.500 Euro je Kopf, dann sind das bei 40 Leuten 60.000 Euro auf einmal. 128 00:09:17.357 --> 00:09:23.857 Bei gleicher Gesamtleistung springt Ihre Personalquote im November von 50 auf rund 68 Prozent. 129 00:09:23.857 --> 00:09:27.799 Der Monat sieht schlecht aus, obwohl nichts passiert ist. 130 00:09:28.049 --> 00:09:29.514 Und wie bekommt man das sauber? 131 00:09:29.764 --> 00:09:33.788 Die Kanzlei kann solche Zahlungen monatlich abgrenzen. 132 00:09:33.788 --> 00:09:40.271 Dann stehen jeden Monat 5.000 Euro in den Personalkosten statt 60.000 Euro im November. 133 00:09:40.521 --> 00:09:48.027 DATEV empfiehlt das selbst: Ausgaben monatlich abgrenzen, damit das vorläufige Ergebnis möglichst genau wird. 134 00:09:48.627 --> 00:09:53.045 Jetzt zur letzten Zeile: Im September haben wir 15.000 Euro Plus. 135 00:09:53.295 --> 00:09:55.037 Das ist der Monatswert. 136 00:09:55.037 --> 00:10:01.628 Daneben steht in der DATEV-BWA der kumulierte Wert, also alles seit Januar aufgelaufen. 137 00:10:01.878 --> 00:10:08.869 Im Beispiel: Gesamtleistung von Januar bis September 2.850.000 Euro. 138 00:10:08.869 --> 00:10:14.627 Vorläufiges Ergebnis 57.000 Euro, das sind zwei Prozent. 139 00:10:14.877 --> 00:10:15.700 Und im Vorjahr? 140 00:10:15.950 --> 00:10:23.334 Von Januar bis September 2.700.000 Euro Gesamtleistung und 108.000 Euro Ergebnis. 141 00:10:23.334 --> 00:10:25.430 Das waren vier Prozent. 142 00:10:25.680 --> 00:10:30.543 Sie machen also mehr Leistung und verdienen trotzdem knapp die Hälfte weniger. 143 00:10:30.543 --> 00:10:32.850 Das zeigt Ihnen kein einzelner Monat. 144 00:10:33.100 --> 00:10:35.778 Warum war mein Januar dann so tief im Minus? 145 00:10:36.028 --> 00:10:39.496 Schauen Sie in die vierte Zeile, die übrigen Kosten. 146 00:10:39.496 --> 00:10:43.765 Im Januar werden oft Jahresbeiträge fällig, etwa Versicherungen. 147 00:10:44.015 --> 00:10:49.237 Im Beispiel liegen die übrigen Kosten normal bei 33.000 Euro. 148 00:10:49.237 --> 00:10:54.973 Im Januar kommen 18.000 Euro Jahresbeiträge dazu, also 51.000 Euro. 149 00:10:55.223 --> 00:10:58.661 Dann ist der Januar schlecht und der Rest des Jahres zu gut. 150 00:10:58.911 --> 00:11:01.866 Deshalb lesen Sie einzelne Monate nie allein. 151 00:11:01.866 --> 00:11:06.661 Ausreißer gleichen sich im kumulierten Wert aus, Trends bleiben sichtbar. 152 00:11:06.911 --> 00:11:09.673 Worauf muss ich beim vorläufigen Ergebnis noch achten? 153 00:11:09.923 --> 00:11:13.652 Erstens: Prüfen Sie, ob in der Zeile Steuern etwas steht. 154 00:11:13.652 --> 00:11:19.017 Steht dort null, ist Ihr vorläufiges Ergebnis eigentlich ein Ergebnis vor Steuern. 155 00:11:19.267 --> 00:11:24.044 Zweitens: Prüfen Sie, ob Abschreibungen jeden Monat gebucht werden. 156 00:11:24.044 --> 00:11:27.822 Fehlen sie, sieht jeder Monat besser aus, als er ist. 157 00:11:28.072 --> 00:11:30.218 Das klingt nach Fragen an die Kanzlei. 158 00:11:30.468 --> 00:11:34.286 Was steuerlich richtig gebucht wird, entscheidet die Kanzlei. 159 00:11:34.286 --> 00:11:37.228 Sie entscheiden, was Sie aus den Zahlen machen. 160 00:11:37.478 --> 00:11:39.737 Was mache ich also konkret mit den zwei Prozent? 161 00:11:39.987 --> 00:11:42.594 Sie gehen zurück zu Zeile zwei und drei. 162 00:11:42.594 --> 00:11:48.982 Im Beispiel sind Material und Personal genau die Quoten, die gegenüber dem Vorjahr gestiegen sind. 163 00:11:49.232 --> 00:11:51.348 Und wenn ich nicht weiß, was hinter einer Zeile steckt? 164 00:11:51.598 --> 00:11:54.491 Dann fragen Sie nach dem Wertenachweis. 165 00:11:54.491 --> 00:12:00.796 Darin zeigt die DATEV-BWA, welche Konten mit welchen Beträgen in einer Zeile stecken. 166 00:12:01.046 --> 00:12:08.494 So sehen Sie zum Beispiel, ob in den sonstigen Kosten eine einmalige Beratung steckt oder ein Abo, das jeden Monat wiederkommt. 167 00:12:09.094 --> 00:12:10.495 Fassen Sie es für mich zusammen. 168 00:12:10.495 --> 00:12:11.895 Was mache ich ab nächstem Monat? 169 00:12:12.145 --> 00:12:22.806 Erstens: Lesen Sie fünf Zeilen, nämlich Gesamtleistung, Rohertrag, Personalkosten, übrige Kosten und vorläufiges Ergebnis. 170 00:12:23.056 --> 00:12:28.629 Zweitens: Schauen Sie nicht auf die Euro, sondern auf die Prozentspalte. 171 00:12:28.629 --> 00:12:33.738 Drei Prozentpunkte Material waren im Beispiel 9.900 Euro im Monat. 172 00:12:33.988 --> 00:12:38.513 Drittens: Vergleichen Sie immer mit Vorjahr und kumuliertem Wert. 173 00:12:38.513 --> 00:12:43.595 Ein einzelner Monat zeigt Ausreißer, erst drei Monate zeigen einen Trend. 174 00:12:43.845 --> 00:12:45.534 Und wie lange dauert das jeden Monat? 175 00:12:45.784 --> 00:12:47.160 Rund zehn Minuten. 176 00:12:47.160 --> 00:12:54.806 Tragen Sie die fünf Prozentwerte in eine Tabelle ein, eine Spalte je Monat, dazu den Vorjahresmonat. 177 00:12:55.056 --> 00:12:56.212 Ab wann muss ich reagieren? 178 00:12:56.462 --> 00:13:04.882 Eine einfache Faustregel: Weicht eine Quote zwei Monate hintereinander um mehr als einen Prozentpunkt vom Vorjahr ab, fragen Sie nach. 179 00:13:05.132 --> 00:13:12.066 Ein Prozentpunkt sind bei 330.000 Euro Gesamtleistung schon 3.300 Euro im Monat. 180 00:13:12.066 --> 00:13:14.232 Das lohnt jede Nachfrage. 181 00:13:14.482 --> 00:13:16.182 Und was frage ich meine Kanzlei? 182 00:13:16.432 --> 00:13:19.771 Ob Wareneinkauf oder Warenverbrauch gebucht wird. 183 00:13:19.771 --> 00:13:25.767 Und ob Sonderzahlungen monatlich abgegrenzt und Abschreibungen monatlich gebucht werden. 184 00:13:26.017 --> 00:13:36.653 Dieser Podcast kommt von Yupana, einer Software für den Mittelstand, die Kontobewegungen, Verträge, Software-Lizenzen und die BWA in einer Ansicht zusammenführt.